1目的

對與環(huán)境管理體系有關(guān)的文件的建立、審批、發(fā)放、保存、更改、銷毀等進行控制，確保環(huán)境管理體系運作有章可循，使用的文件是現(xiàn)行有效版本。

2范圍

適用于環(huán)境管理手冊、程序文件、管理規(guī)定、記錄臺帳和支持性文件等環(huán)境管理體系文件的管理

3職責

3.1廠長負責批準發(fā)布環(huán)境管理手冊。

3.2管理者代表策劃、組織制定和修改環(huán)境管理手冊，并報廠長審核。

3.3辦公室負責組織人員進行手冊、程序文件和三級文件的編寫，經(jīng)管理者代表審核報廠長批準后頒布實施。

3.4辦公室負責環(huán)境管理體系文件的控制，包括對策劃和運行環(huán)境管理體系所需的外來文件做出標識，并對其發(fā)放予以控制。

3.5各部門及車間負責本部門使用的與環(huán)境管理體系有關(guān)的文件的控制。

4內(nèi)容與要求

4．1文件的編制

4．1．1管理者代表組織人員進行環(huán)境管理手冊的編寫。

4．1．2辦公室組織各車間相關(guān)技術(shù)人員進行程序文件的編寫。

4．1．3各部門、各車間負責三級文件的編寫。

4．1．4由辦公室對手冊、程序文件及三級文件進行編號。

4．1．4．1文件的編碼

4．2文件的審批

環(huán)境管理手冊、程序文件發(fā)布前由管理者代表審核后，經(jīng)廠長批準。

各部門及各車間編寫的文件及作業(yè)指導書，與辦公室會稿后，由相應的部門或車間負責人批準實施。

4．3文件的發(fā)放

文件在發(fā)放前應由辦公室統(tǒng)一編號、登記，所有受控文件在文件封面上加蓋“受控”章，非受控文件不加蓋任何印章。對策劃和運行環(huán)境管理體系所需的外來文件也要做出標識，并對其發(fā)放予以控制。

環(huán)境管理手冊、程序文件以及與環(huán)境有關(guān)的文件和資料由辦公室按分發(fā)號分發(fā)至環(huán)境管理體系所覆蓋的各部門、車間及相關(guān)人員。

文件與作業(yè)指導書由辦公室負責匯總，使用部門負責本部門下發(fā)的文件與作業(yè)指導書的分發(fā)控制。

文件發(fā)放時由領(lǐng)取人簽字，填寫《文件發(fā)放登記表》。

對環(huán)境管理體系的有效運行具有關(guān)鍵作用的崗位，都能得到相關(guān)文件的有效版本。

4．4文件的保存

4．4．1文件經(jīng)審核批準后，辦公室存檔三份，各部門、各車間接收到體系文件時，填寫受控文件接收登記表。磁盤保存的應有備份、標記，由辦公室專人負責。

4．4．2如需借閱文件，需經(jīng)辦公室負責人批準，并按期借閱，原版文件一律不得外借，防止文件丟失或損壞。

4．4．3使用部門所使用的文件要妥善保存，不得隨意涂改或畫線，不準隨意外借，如不慎遺失或損壞，應及時上報辦公室，辦理文件復領(lǐng)手續(xù)，辦公室填寫《文件發(fā)放登記表》。

4．4．4 各部門及各車間建立文件和資料清單，負責本單位下發(fā)和使用的文件管理，便于查找追溯。

4．5 文件的更改

4．5．1 在體系運行過程中，如發(fā)現(xiàn)文件需要更改，由提出更改的部門填寫《文件更改申請單》，經(jīng)管理者代表審批后組織修改。

4．5．2 當文件所依據(jù)的有關(guān)法律、法規(guī)及其他要求有所更新時，辦公室負責組織對相應的文件進行修改。環(huán)境管理手冊、目標、指標和方案、程序文件需要更新時，要經(jīng)廠長批準；三級文件的改動由各車間部門負責人負責審核批準。

4．5．3 體系文件更改后由辦公室填寫《體系文件更改記錄表》iso9001體系認證機構(gòu)，并下發(fā)到相關(guān)部門和車間。

4．6 文件換版、作廢、銷毀

4．6．1 文件由于大量更改而需要換版時，版號按字母A、B、C……排列，并由辦公室按原版的分發(fā)號及時收回更改前的版本。

4．6．2 失效的文件要及時從所有的發(fā)放和使用場所收回并記錄，收回的文件如果作廢，集中銷毀處理，同時填寫《文件銷毀申請單》，作廢文件留用的加蓋“作廢”章做明顯標識，并與現(xiàn)行版本隔離存放，以防誤用。

4．7 文件的評審

環(huán)境管理體系文件在組織每年進行內(nèi)部審核、合規(guī)性評價和管理評審時對原文件是否適應進行評審，必要時進行修訂，修訂后的文件要由經(jīng)過授權(quán)的審批人審批其適用性。

4．8 所有的環(huán)境管理體系文件必須字跡清楚、內(nèi)容完整、標明授控狀態(tài)、文件編號、編制人、審核人、批準人、發(fā)布日期、實施日期。

5 相關(guān)文件及記錄

a）XJ/EMS-Ⅳ-05-01 文件發(fā)放登記表；

b）XJ/EMS-Ⅳ-05-02 文件更改申請單；

c）XJ/EMS-Ⅳ-05-03 受控文件清單；

d）XJ/EMS-Ⅳ-05-04 文件銷毀申請單